E-Rechnungen.
Einfach richtig
eingerichtet.

Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten. Eine einfache PDF-Datei, ein Scan oder eine Excel-Datei allein erfüllt diese Anforderung nicht.

XRechnung besteht aus XML-Daten, die ein Viewer lesbar darstellt. ZUGFeRD verbindet eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Entscheidend ist ein geeignetes, normkonformes Format.

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, obwohl sie von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind.

Für inländische B2B-Umsätze gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 bleiben Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers einfache PDFs möglich. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Ab 2028 gilt grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Ausnahmen bleiben, etwa für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für bestimmte EDI-Verfahren gelten eigene Übergangsregeln; öffentliche Aufträge haben zusätzliche Vorgaben.

Für den Empfang reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit ist der weitere Ablauf noch nicht organisiert: Zuständigkeiten, Prüfung, Freigabe und Aufbewahrung sollten ebenfalls festgelegt sein. Wir stimmen diese Schritte auf Ihre vorhandene Software ab.

Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre. Der strukturierte Rechnungsteil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine reine Bildschirmansicht ersetzt ihn nicht. Weitere Aufbewahrungspflichten und Ihre Verfahrensdokumentation klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Rechnungsdaten auslesen, Belege auffindbar ablegen und Freigaben organisieren. Mit passenden Schnittstellen gelangen die Daten in Buchhaltung oder ERP. Das spart wiederholtes Erfassen. Wir prüfen, welche Aufgaben Ihre vorhandenen Systeme übernehmen können und wo eine Anbindung sinnvoll ist.

Nein. Eine Formatprüfung ersetzt nicht die Prüfung der abgerechneten Leistung. Ihr Team kontrolliert weiterhin Lieferant, Mengen, Preise und sachliche Berechtigung. Wir helfen, technische Fehlerhinweise und die anschließende Freigabe in einen klaren Ablauf zu bringen.

Ja. Unsere Beratung und Integrationsplanung richten sich nach Ihrer vorhandenen Rechnungssoftware, Buchhaltung oder Ihrem ERP-System. Wir prüfen Funktionen, Importmöglichkeiten und Schnittstellen und bieten die technisch mögliche Umsetzung an. ERTool ist eine konkrete Lösung für Lexoffice, keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit.

Das prüfen wir anhand Ihrer Excel-Vorlage und der Möglichkeiten Ihres Rechnungsprogramms. Je nach System kommen ein Dateiimport, eine API-Anbindung oder eine individuelle Schnittstelle infrage. Eine fertige Verbindung zu jedem Programm versprechen wir nicht; Sie erhalten nach der Prüfung einen konkreten Vorschlag.

Nicht automatisch. Wir prüfen zuerst, welche Funktionen Ihre bestehende Software mitbringt. Wenn eine Anpassung ausreicht, richten wir diese ein. Sollte ein Wechsel nötig sein, besprechen wir die Optionen und den Aufwand mit Ihnen.

Hilfreich sind der Name Ihrer Rechnungssoftware, die ungefähre Zahl eingehender Rechnungen und eine kurze Beschreibung Ihres bisherigen Ablaufs. Zugangsdaten oder echte Rechnungsunterlagen benötigen wir im Erstgespräch nicht.

Wir prüfen die vorhandenen Schnittstellen und Exportmöglichkeiten. Auf dieser Grundlage planen und kalkulieren wir eine passende Anbindung. Der genaue Umfang hängt von Ihren Systemen ab.

Das Erstgespräch ist kostenlos. Den Technik-Check und die anschließende Umsetzung bieten wir mit klar definiertem Umfang an. Sie erhalten vor der Beauftragung ein Angebot; Softwarelizenzen und Zusatzleistungen werden gesondert ausgewiesen.

Das hängt von Ihrer Software, den benötigten Zugängen und den gewünschten Verbindungen ab. Nach dem Technik-Check vereinbaren wir einen realistischen Zeitplan und die nötige Mitwirkung Ihres Teams.

Ja. Auf Wunsch vereinbaren wir laufende Betreuung mit Support, Fehleranalyse und Überwachung der von uns betreuten Schnittstellen. Umfang und Reaktionszeiten legen wir gemeinsam fest.

Unser Angebot umfasst die technische Einrichtung und Integration. Steuerliche und rechtliche Fragen sowie Anforderungen an Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab. Bei der technischen Umsetzung arbeiten wir gerne mit ihr zusammen.

ERTool liest die unterstützten Excel-Abrechnungen ein, prüft sie und legt Rechnungsentwürfe in Lexoffice an. Die E-Rechnung entsteht anschließend in Lexoffice. Auch das Abschließen und Versenden bleiben dort in Ihrer Hand.

Die aktuelle Lösung verarbeitet die eingerichtete Leistungsaufstellung im Format .xlsb für Abfuhr, Lieferung und Stundenlohn sowie das Abrechnungsblatt im Format .xlsx für Analytik. Die Dateiendung allein reicht nicht aus: Aufbau und Felder müssen zur unterstützten Vorlage passen. Abweichende Vorlagen prüfen wir vorab.

Im Erstgespräch klären wir Ihre Excel-Vorlagen, den Büro-PC und die Anbindung an Lexoffice. Für die anschließende Prüfung ist eine anonymisierte Beispieldatei hilfreich. Wir stimmen die Einrichtung ab und testen den Ablauf gemeinsam. Bitte senden Sie zunächst keine sensiblen Rechnungsdaten mit.

Nein. ERTool legt ausschließlich Entwürfe in Lexoffice an. Sie kontrollieren die Rechnung und entscheiden selbst über Abschluss und Versand.